Home Intern reglement (01/01/2018)

Intern reglement (01/01/2018)

Het intern reglement van een vereniging regelt die zaken uit de werking die niet vermeld staan in de statuten. Het bevat een aantal spelregels waar iedereen (clubleden en clubbestuur) zich aan dient te houden. Het opstellen van dit reglement is niet ingegeven vanuit een drang naar betutteling. Het intern reglement schept duidelijkheid en wil de onderlinge communicatie stimuleren en de werking van de vereniging conflictvrij houden. Vandaar.

Ieder lid en elke functionaris binnen de vereniging onderschrijft dit reglement.

Art 1: Lidmaatschap:

  1.  Het lidmaatschap wordt telkens voor 1 jaar aangegaan en verloopt op het einde van het kalenderjaar.
  2. Het lidgeld bedraagt 50€. De Algemene Vergadering bepaalt dit bedrag.
  3. In principe wordt men lid voor een jaar. Enkel in het aansluitingsjaar kan de periode korter zijn. Het lidgeld wordt in verhouding aangepast.
  4. Vanaf 2018 geldt:
    • wie lid wordt voor 31 maart betaalt 50€ lidgeld
    • wie lid wordt tussen 1 april en 30 juni betaalt 37.5€
    • wie lid wordt tussen 1 juli en 30 september betaalt 25€ lidgeld
    • wie na 1 oktober lid wordt betaalt 12.5€ lidgeld
  5. Het lidgeld wordt betaald bij inschrijving en bij voorkeur door overschrijving van het bedrag op rekeningnummer BE40 9730 2245 8463 van Fotoclub Aalst vzw.
  6. De raad van bestuur is gemachtigd het lidmaatschap te weigeren.

Art 2: Rechten verbonden aan het lidmaatschap

  1.  Ieder lid heeft het recht deel te nemen aan de clubactiviteiten
  2. Clubactiviteiten zijn in principe alleen toegankelijk voor clubleden, tenzij dit uitzonderlijk anders wordt bepaald. Derden die deelnemen aan clubactiviteiten doen dit op eigen risico. De club kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen.
  3. Kandidaat clubleden kunnen twee clubactiviteiten bijwonen ter kennismaking. Als het een betalende activiteit betreft betalen zij het toegangsgeld, dat in mindering wordt gebracht van het lidgeld bij effectieve toetreding tot de club.
  4. Ieder lid mag beeldmateriaal posten in een portfolio op de website van de vereniging. Opgelet, elk lid draagt volledig zelf de verantwoordelijkheid inzake auteursrechten en portretrechten voor de getoonde foto’s in zijn/haar persoonlijke portfolio. Fotoclub Aalst vzw als dusdanig, kan bij eventuele overtredingen hieromtrent, niet aansprakelijk gesteld worden.
  5. Iedere lid kan toetreden tot de twee Facebookgroepen van de club. Wie in deze groepen berichten en foto’s post, zorgt ervoor dat deze alleen door de clubleden kunnen gelezen worden (privacy instellingen).
  6. Per Facebookpagina worden beheerders aangesteld die waken over het correcte verloop. Zij motiveren hun actie (waarschuwing, verwijdering van de post…) tegenover de betrokkene en rapporteren aan de Raad van Bestuur.
  7. Ieder lid kan met zijn of haar fotografisch werk deelnemen aan de tentoonstellingen die de club organiseert voor zover het werk aanvaard wordt door de selectiecommissie van de tentoonstelling.
  8. Ieder lid dat deelneemt aan de clubactiviteiten is hiervoor verzekerd via het lidmaatschap van  het CvB.

Art 3: Waarden en normen:

  1.  We garanderen onze leden het recht op vrije artistieke expressie zoals vervat in de Belgische Grondwet en in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens.
  2. We distantiëren ons van seksistische, discriminerende en pornografische fotografie.
  3. Een discriminerende, seksistische of anderszins gewelddadige houding wordt niet getolereerd
  4. De leden verbinden zich er toe de goede naam van de club en haar leden te respecteren  en te vrijwaren.
  5. Enkel de daartoe gemachtigden kunnen de vereniging bindend vertegenwoordigen tegenover derden.
  6. De vereniging garandeert de discrete hantering van persoonsgegevens van de leden. Adresgegevens die verzameld werden zullen alleen worden aangewend in het kader van de clubwerking. De gegevens worden in geen geval ter beschikking gesteld van derden.
  7. Bepaalde gegevens worden vermeld in de ledenlijst op de website. De leden hebben te allen tijde controle over deze gegevens en kunnen zelf de inhoud ervan bepalen.
  8. De leden hebben ten allen tijde op eenvoudig verzoek recht op inzage van de gegevens die over hen worden bewaard. Ze kunnen wijzigingen aanbrengen en bezitten tevens een amenderingsrecht.
  9. De vereniging kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de schade of letsels veroorzaakt door de leden of derden. Evenmin kan de vereniging aansprakelijk gesteld worden voor eventuele diefstal.
  10. Een lid dat schade toebrengt aan de bezittingen van anderen tijdens de clubactiviteiten wordt geacht deze schade te vergoeden.
  11. We verwachten van onze leden respect voor anderen en hun bezittingen.
  12. Tijdens de clubbijeenkomsten binnenshuis mag niet gerookt worden.
  13. Dronkenschap of druggebruik tijdens clubactiviteiten worden niet getolereerd.
  14. Wie klachten heeft over het gedrag van anderen kan deze daar bij voorkeur rechtstreeks op aanspreken. De volgende stap is dat iemand van de Raad van Bestuur wordt op de hoogte gebracht. Vanuit de Raad van Bestuur wordt het initiatief genomen in dialoog met de betrokkenen op te treden. De bedoeling is in eerste instantie de vertrouwensrelatie terug te herstellen. (namen en e-mailadressen zie verder)
  15. De Raad van Bestuur onderzoekt elke klacht en kan een sanctioneringsprocedure opstarten.
  16. De Raad van Bestuur kan maatregelen nemen bij flagrante overtreding van de regels zoals in dit document vermeld. De maatregelen verschillen in gradatie:
    • Uitnodiging tot overleg
    • Waarschuwing
    • Blaam
    • Schorsing in afwachting van de volgende Algemene Vergadering
  17. Het betrokken lid kan zich in de contacten met de Raad van Bestuur laten bijstaan door een ander niet betrokken lid van de club (uiteraard kan dit niet een lid van de Raad van Bestuur zijn).
  18. De beslissing van de Raad van Bestuur wordt schriftelijk (e-mail) aan het lid betekend.
  19. De leden van de Raad van Bestuur die betrokken zijn bij een gebeurlijke klacht, hetzij als klager, hetzij als beklaagde, worden tijdens het beslissingsproces in de Raad van Bestuur vervangen door een ander niet betrokken clublid.
  20. De Algemene Vergadering kan op verzoek van de Raad van Bestuur een lid uitsluiten.

Art 4: Beheer

  1.  Boekhouding:
    1. Enkel reële onkosten die rechtstreeks voortvloeien uit de werking of activiteiten van de club komen in aanmerking voor terugbetaling en dit in samenspraak met de Raad van Bestuur
    2. Betalingen worden – daar waar mogelijk- zoveel mogelijk gedaan via de rekening van de club
    3. Het eerste aanspreekpunt is de penningmeester
    4. Kosten kunnen worden gerecupereerd na indiening van een onkostennota (binnen de twee maanden) vergezeld van de nodige bewijsstukken (facturen, kastickets…) Een blanco exemplaar kan op eenvoudig verzoek bekomen worden bij de penningmeester.
    5. Verplaatsingen in dienst van de club worden vergoed:
      • Reëel bedrag als het openbaar vervoer betreft (vervoerbewijs insluiten)
      • À 0,3363 € per km als het de wagen betreft
    6. Na goedkeuring door de Raad van Bestuur worden de kosten integraal terugbetaald door middel van overschrijving.
    7. Verplaatsingen in functie van een excursie worden anderszins vergoed. Het bedrag wordt berekend tegen een basisbedrag van 0.20 € per km.
  1. Iedereen die verantwoordelijkheid opneemt binnen de club werkt actief mee aan de afgesproken procedures van rapportage en dataverwerking.
  2. Beheer: dit intern reglement is voor aanpassing en verandering door de Raad van Bestuur vatbaar. Wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht en  worden ter goedkeuring voorgelegd aan de volgende algemene vergadering.

 

Raad van Bestuur:

Mark Luyten, voorzitter, mark@fotoclubaalst.be

Eric Debremaeker, secretaris, eric@fotoclubaalst.be

Ilse De Landtsheer, penningmeester, ilse@fotoclubaalst.be

Els Peelman, bestuurder, els@fotoclubaalst.be